Waar moet je aan denken bij evenementenmarketing?

Marketing voor een evenement werkt anders dan voor een bedrijf, organisatie, product of merk. Een evenement is een éénmalige gebeurtenis. Is de marketing niet effectief, dan krijg je te weinig inschrijvingen en is je evenementenmarketing mislukt. Je hebt geen tweede kans.

Evenementenmarketing vergt een korte-termijn strategie

Een aanbiedingsactie in je webshop die niet het gewenste resultaat oplevert kun je rustig nog een weekje verlengen. Bij een evenement kan dat niet. Hier heb je altijd te maken met een keiharde deadline. Op D-day moeten de kaarten verkocht zijn. Je hebt ook niet eindeloos de tijd om een evenement aan te kondigen en de bekendheid op te bouwen, want mensen gaan zich niet een jaar van tevoren inschrijven. Tenzij je het hebt over een terugkerend zeer populair evenement als de New York Marathon.

3 tot 4 maanden

Dat is zo ongeveer de periode die je hebt voor je evenementenmarketing. Je kunt misschien een paar vooraankondigingen doen. Maar de inschrijvingen zullen in deze periode worden gedaan. Dat is best weinig tijd om bekendheid op te bouwen. Als de aanmeldingen voornamelijk via open inschrijvingen moeten komen, dan is een geconcentreerde publiciteitscampagne nodig.

Hoe ziet zo’n campagne eruit?

Een geconcentreerde multi-mediale campagne kun je opbouwen uit de volgende componenten:

• Website: Je begint natuurlijk met de webpagina(‘s) met informatie en inschrijfformulier. Zorg voor goede zoekmachineoptimalisatie op de belangrijkste keywords, waaronder de naam van het evenement. Het voordeel is dat die naam vaak uniek is. Die website kan natuurlijk het beste worden gebouwd in WordPress, omdat daar alle tools beschikbaar zijn en je zo’n site snel kunt (laten) realiseren.
• Social media marketing: plaats updates over het evenement op de belangrijkste sociale media: twitter, linkedin, facebook. Doe dit zo regelmatig en gevarieerd dat je nét onder de irritatiegrens blijft.
• E-mail marketing: wanneer je een relevant adressenbestand hebt waar potentiële deelnemers in zitten, stuur deze dan tijdig een aankondiging van het evenement, een uitnodiging en minstens 1 of 2 reminders.
• Adwords: vooral als de hoofdmoot van de deelnemers uit open inschrijving moet komen is het effectief een adwords-campagne te plaatsen.
• Advertising: gaat het om een specifieke branche, dan kan het zinvol zijn ook een of meer advertenties te plaatsen in relevante vakbladen. Bij algemenere onderwerpen waarbij de doelgroep minder goed kan worden getarget kun je ook dagbladadvertenties inzetten.
• PR: stuur persberichten naar relevante on- en offline media. Houd rekening met de aanlevertermijnen van maandbladen.

Wat mag dat kosten?

Het budget voor je campagne is afhankelijk van de aard en de begroting van je evenement, de herkomst van de deelnemers, de grootte en relevantie van je bestaande sociale media netwerken en e-mailbestanden, de conjunctuur, concurrentie… en dus van een heleboel factoren. Zeker bij nieuwe evenementen is het verstandig met een flexibel scenario te werken, waarbij je de inzet van je marketing tot op zekere hoogte kunt afstemmen op het verloop van de inschrijvingen. Dat is maatwerk. Zorg daarbij wel voor een goede voorbereiding, want als je last minute nog een campagne wilt bijstellen kan dat net te laat zijn. De ene factor die je niet kunt aanpassen is immers de deadline van je evenement.

Wat is je volgende stap?

Wil je meer informatie over Marketing en WordPress? Abonneer je dan op de nieuwsbrief van WP Webbouw.
Stuur een e-mail naar erik[at]wpwebbouw[punt]nl en ik voeg je toe aan de mailinglist.

Of kijk eens op deze pagina’s:

WordPress websites

WordPress webshops

Marketing Support